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証明書発行

更新日:2021年4月13日

各種証明書(教務関係)の発行について

  • 教務関係各種証明書の申請は、学務部学務課において、郵送又は窓口にて受け付けています。
  • 証明書を申請する場合は、必要となる期日までに間に合うように余裕をもって申請するようにしてください。
  • システムメンテナンス等のため、窓口での即時発行ができない場合があります。運用情報については、新規ウインドウで開きます。こちらの「学務学生支援ICTシステム総合案内」ページでご確認ください。
  • 証明書発行にかかる手数料は必要ありません。ただし、郵便等で申請する場合の送料(返信含む)は本人負担となります。

学務課では、下記の教務関係証明書(和文・英文)を発行しています。

  • 成績証明書(学部・修士・博士・専門職)
  • 卒業証明書(学部)
  • 修了証明書(修士・博士・専門職)
  • 卒業見込証明書(学部)※在学生のみ
  • 修了見込証明書(修士・博士・専門職)※在学生のみ
  • 在学証明書 ※在学生のみ
  • 健康診断証明書 ※在学生のみ
  • その他の証明書 ※事前にお問い合わせください

※本学の在学生については、証明書自動発行機が利用できます。詳細はこちらをご覧ください。

卒業・修了後に改姓・改名された場合、証明書の発行については、在籍時の氏名で発行されますので、予めご了承願います。

証明書の申請について

新型コロナウイルス感染症拡大防止対策のため、令和3年4月8日から当面の間、「学外からの来訪者(アポイントメントのある者)との打合せ等については、感染防止対策を徹底するとともに来訪者の氏名、連絡先等を記録し、危機対策本部事務局にメールで届け出ること。」となっております。よって、窓口で直接申請される場合は、申請書記載の申請者情報を危機対策本部事務局に提供しますので、予めご了承いただくとともに、ご理解とご協力をお願いします。

窓口で直接申請する場合

  • 本学学務課の窓口にて所定の用紙に記入のうえ、申請を行ってください。
  • 本人であることを確認できる書類等の提示が必要です。
    学生証(在学生のみの対応とし、現住所は不要)、運転免許証、パスポート、健康保険証、住民基本台帳カード、外国人登録済証明書(外国人登録証)などの氏名、生年月日、現住所の記載のある公的証明書
    • 卒業・修了後に改姓・改名した方は、本人確認のため戸籍抄本(謄本)の提示が必要です。
  • 証明書を郵送で受け取る場合には返信用封筒(返信先記載済み、切手貼付済)が必要です。

【窓口での取扱時間】平日8時30分~12時、13時~17時15分

  • 土曜、日曜、祝祭日、年末年始、その他大学の休業日等については窓口業務を行っていません。
  • 毎年3月最終業務日は、年度更新作業のためシステムからの証明書発行ができない場合があります。あらかじめご了承ください。

学外から申請する場合

  • 証明書の申請を窓口で行えない場合は、郵便で証明書発行の申し込みを行ってください。
  • 電話、ファクシミリ、電子メール等での申請は受け付けていません。また、返信用封筒、返送料の立て替えも行えません。
  • 申請された証明書が、返送先に届くまでには、郵便の配達日数(往復)と本学の処理日数が必要です。
  • 外部サイトへリンク 新規ウインドウで開きます。日本郵便ホームページで郵便物の配達にかかる日数の目安をご確認いただけます。
  • 証明書の発行は、原則として、証明書申込みの郵便等が本学学務課に到着後、2日以内(休業日除く)に行います。ただし、毎年3月最終業務日は、年度更新作業のためシステムからの証明書発行ができない場合があります。あらかじめご了承ください。
    • 学力に関する証明書等、1週間程度の日数を要する証明書もあります。
  • 証明書発行後は遅滞なく発送するようにしていますが、申請者本人への到着日を指定されても、その日までに到着するように発送することについては、お受けできません。特定の期日までに確実に受領する必要がある場合は、日数に余裕を持って申請をしてください。
  • 送付いただいた書類に含まれる個人情報については、証明書発行業務以外の目的には利用しません。

申請手続きについて

1.本人確認のための書類のコピー

学生証(在学生のみの対応とし、現住所は不要)、運転免許証、パスポート、健康保険証、住民基本台帳カード、外国人登録済証明書(外国人登録証)などの氏名、生年月日、現住所の記載のある公的証明書のコピー

  • 本人確認書類は、証明書返送の際に同封してお返しします。
  • 卒業・修了後に改姓・改名した方は、本人確認のため戸籍抄本(謄本)のコピーが必要です。
  • 裏面に現住所の記載がある場合は、裏面のコピーも必要です。
  • 有効期限内のもの(有効期限のない書類は、 発行日から6ヵ月以内のもの)に限ります。
  • お手数ですが、以下に該当する本人確認に不要な個人情報の記載がある場合は、マスキング(塗りつぶす)を施したうえでご提出ください。
    • 現住所確認に不要な本籍記載がある場合は、必ずマスキングを施してください。
    • 運転免許証の 「免許の条件等」「臓器提供意思確認欄」は、必ずマスキングを施してください。
    • 住民票に「住民票コード」「マイナンバー」の記載がされている場合には、必ずマスキングを施してください。
    • 健康保険証の 「記号」「番号」「臓器提供意思確認欄」は、必ずマスキングを施して下さい。※令和2年10月1日以降受付分より、健康保険証の該当箇所にマスキングが施されず提出された場合は、本学担当者においてマスキングを施しますので、予めご了承ください。
2.申請用紙→ダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。様式(PDF:106KB)

下記の事項を記載した、便箋、メモ等でも構いません。

  1. 必要とする証明書名、学部・修士・博士・専門職の別、和・英文別、必要部数
  2. 氏名(ふりがな)
    1. 英文の証明書が必要な場合は、英文氏名表記を明記してください。
    2. 卒業・修了後に改姓・改名した方は、在籍時の氏名も明記してください。
  3. 生年月日
  4. 在学時の学籍番号(不明の場合は記載不要)
  5. 卒業・修了等年月及び課程・専攻名
  6. 昼間連絡の取れる連絡先(電話番号)
  7. 返信先住所
  8. 証明書の使用目的及び提出先
  9. 本籍(都・道・府・県)※教職のための学力に関する証明書が必要な場合のみ
  10. 厳封方法 ※成績証明書〔和文〕を申請する場合のみ
証明書の厳封について
基本的に 厳封を行うのは、成績が記載されている和文の証明書 になります。
厳封とは、証明書を大学所定の封筒に封入し、開封無効とすることです。
厳封の必要可否について、提出先にご確認のうえ、必要な場合はその旨ご記入ください。
その他の証明書の厳封については、単独での厳封は行いません。ただし、提出先の指示がある場合は、対応します。
証明書の厳封方法
成績が記載されている和文の証明書を発行する際には、本学所定の封筒(225mm × 90mm)に厳封します。
複数の証明書を申請する場合は、例のように厳封方法をご指定ください。
例1.成績証明書(学部)3部
→1部ずつ厳封 計3通
例2.成績証明書(学部)3部 成績証明書(修士)3部
→1部ずつ厳封 計6通 または
→学部・修士を1組で厳封 計3通
例3.卒業証明書(学部)3部 成績証明書(学部)3部 修了証明書(修士)3部 成績証明書(修士)3部
→成績証明書のみ1部ずつ厳封 計6通 または
→学部・修士の成績証明書のみ1組で3組厳封 計3通 または
提出先の指示により、卒業証明書・修了証明書も一緒に厳封する場合には
→学部の卒業・成績証明書を1組で3組、修士の修了・成績証明書を1組で3組厳封 計6通
例4.厳封の必要がない
→厳封不要
3.返信用封筒(返信先記載済み、切手貼付済み)

申請する証明書の総重量と、返信用封筒等の重量(10g)本人確認のための書類のコピー(例:A4用紙1枚4g)を合わせて計算のうえ、返信用封筒、切手を用意し、返信先を記入した返信用封筒に切手を貼付してください。

各証明書の重さ
証明書種類重さ
成績証明書〔和〕20g
成績証明書〔英〕5g
卒業証明書5g
修了証明書5g
卒業見込証明書5g
修了見込証明書5g
在学証明書5g
健康診断証明書15g
返信用封筒・切手について(2019年10月1日以降発送分)
証明書の総重量+返信用封筒等の重量(10g)返信用封筒のサイズ切手料金
25gまで定形郵便物
(長形3号)
84円
50gまで94円
50gまで定形外郵便物
規格内
(角形3号・角型2号)
120円
100gまで140円
150gまで210円
250gまで250円
  • 速達を希望される場合は速達分の料金を加算し、封筒に速達の表示をしてください。
  • 郵便料金等の詳細についてはこちら(外部サイトへリンク 新規ウインドウで開きます。日本郵便ホームページ)をご覧ください。
4.1.~3.の書類を同封のうえ、下記宛先に送ってください。

〒940-2188
新潟県長岡市上富岡町1603-1
長岡技術科学大学 学務課 教務情報係

※封筒に「証明書申込」と朱書のこと
※健康診断証明書のみの発行の場合は、宛先を長岡技術科学大学 体育・保健センター宛にしてください。

5.海外在住の方へ

海外在住の方は、日本国内の代理人を通じて申請するようにしてください。
その際には、本人が手続きをするときに必要な書類等のほか、下記の書類が必要になります。

  • 本人からの委任状

様式自由ですが、委任状は、1.いつ 2.誰が 3.どのような内容を 4.誰に与えたかが記載されている必要がありますので、申請者本人が作成し、作成日、本人の署名・捺印、代理人氏名、代理人との関係、「証明書の申請および受理に関する一切の権限を代理人に委任します。」の文言の記載が必要です。 

  • 代理人の身分を証明する書類

学生証(在学生のみの対応とし、現住所は不要)、運転免許証、パスポート、健康保険証、住民基本台帳カード、外国人登録済証明書(外国人登録証)などの氏名、生年月日、現住所の記載のある公的証明書のコピー

  • コピーは、証明書返送の際に同封してお返しします。
  • その他 上記「1.本人確認のための書類のコピー」の項目に準じますので、ご留意ください。

教務関係証明書の発行についてお問合せ等ありましたら、下記宛にご連絡願います。

長岡技術科学大学 学務課 教務情報係
〒940-2188 新潟県長岡市上富岡町1603-1
電話:0258-47-9259 FAX:0258-47-9050

事務取扱時間

平日8時30分~12時、13時~17時15分
※土曜、日曜、祝祭日、年末年始、その他大学の休業日等は窓口業務を行っていません。

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